Mit Struktur zum Erfolg – Ihre Checkliste für Events

Die Organisation eines Events – ob live, digital oder hybrid – ist komplex und erfordert eine durchdachte Planung. Die Wahl der passenden Eventsoftware spielt dabei eine zentrale Rolle. Sie unterstützt Veranstalter bei der Automatisierung vieler Prozesse: von der Teilnehmerregistrierung über den Versand von Einladungen bis hin zur Erfolgsauswertung nach dem Event.

Damit Sie bei der Vielzahl an Anbietern nicht den Überblick verlieren, haben wir eine Checkliste für Events erstellt, mit der Sie systematisch und zielgerichtet die passende Lösung für Ihre Bedürfnisse finden.

Die Checkliste deckt alle relevanten Bereiche ab:
✔ Veranstaltungsformat und Zielgruppe
✔ Teilnehmermanagement und Ticketing
✔ Kommunikationsfunktionen und Designoptionen
✔ Interaktive Tools für mehr Teilnehmerbindung
✔ Integration von Streaming-Diensten
✔ Datenschutz, Support und Preisstruktur

Wofür eignet sich die Checkliste?
Die Checkliste für Events eignet sich ideal für Unternehmen, Agenturen, Veranstaltungsprofis, Vereine oder auch Bildungseinrichtungen – kurz: für alle, die Events effizient und professionell umsetzen möchten.

Unser Tipp:
Nutzen Sie die Checkliste nicht nur für die Tool-Auswahl, sondern auch zur internen Abstimmung im Team – so stellen Sie sicher, dass alle Anforderungen berücksichtigt werden und Ihr Event ein voller Erfolg wird.

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Checkliste: Die passende Eventsoftware finden

1. Art der Veranstaltung

• Handelt es sich um ein Live-, digitales oder hybrides Event?
• Wird die Veranstaltung einmalig oder regelmäßig durchgeführt?
• Wie viele Teilnehmer werden erwartet?

2. Teilnehmermanagement

• Gibt es ein integriertes Anmeldeformular?
• Ist Ticketing mit Zahlungsabwicklung möglich?
• Werden automatisierte Bestätigungen und Reminder angeboten?
• Können QR-Codes für den Check-In generiert werden?

3. Eventkommunikation

• Lassen sich Einladungen und Newsletter personalisiert versenden?
• Gibt es Templates und Automatisierungsfunktionen für Mailings?
• Können Push-Nachrichten oder SMS versendet werden?

4. Design & Darstellung

• Ist eine eigene Event-Website oder Landingpage erstellbar?
• Lässt sich das Design an das eigene Corporate Design anpassen?
• Können Inhalte wie Agenda, Speaker, Aussteller eingebunden werden?

5. Interaktive Funktionen

• Gibt es Umfragen, Live-Votings oder Q&A-Tools?
• Werden digitale Networking-Funktionen unterstützt?
• Können Breakout-Sessions oder parallele Programmpunkte geplant werden?

6. Streaming & Integration

• Lassen sich Livestreams oder Webinare direkt integrieren?
• Gibt es Schnittstellen zu Plattformen wie Zoom, MS Teams oder Vimeo?
• Können Social Media-Kanäle eingebunden werden?

7. Analyse & Reporting

• Gibt es ein Dashboard mit Echtzeit-Daten?
• Werden Teilnehmerstatistiken, Engagement-Raten und Feedback ausgewertet?
• Können Reports exportiert und weiterverarbeitet werden?

8. Datenschutz & Sicherheit

• Ist die Software DSGVO-konform?
• Werden Daten auf EU-Servern gehostet?
• Gibt es Rollen- und Rechteverteilungen für das Eventteam?

9. Benutzerfreundlichkeit & Support

• Ist die Benutzeroberfläche intuitiv bedienbar?
• Gibt es einen Support (Chat, Telefon, E-Mail)?
• Sind Schulungen oder Tutorials verfügbar?

10. Preis & Lizenzmodell

• Gibt es eine kostenlose Testversion?
• Ist das Preismodell transparent und skalierbar?
• Fallen Zusatzkosten für Module, Support oder Teilnehmerzahlen an?

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